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Recht & Datenschutz im GaLaBau:Darf ich meine Fahrzeuge einfach orten?

👉 Lies hier zuerst den vorherigen Artikel unserer Serie: Zeiterfassung & GPS kombinieren im GaLaBau

In Garten- und Landschaftsbau-Betrieben sind Fuhrpark, Maschinen und Fahrzeuge essenziell – von Transportern, Anhängern über Radlader bis zu Teamfahrzeugen. GPS-Ortung kann große Vorteile bringen: bessere Planung, Diebstahlschutz, Nachweise bei Winterdienst, Durchsetzung von Touren oder Materiallogistik. Aber: Rechtlich ist das Ganze mit Fallstricken behaftet. In diesem Artikel erfährst Du:

Welche Gesetze & Urteile auch für GaLaBau gelten
Wann Fahrzeugortung rechtlich zulässig ist – speziell bei wechselnden Baustellen und mobilen Arbeitskräften
Wie Du Mitarbeiter und Betriebsrat richtig einbindest
Konkrete Best Practices & Beispiele aus GaLaBau
Am Ende: eine praxisnahe Checkliste für Dein GaLaBau-Unternehmen

Inhaltsverzeichnis

Rechtliche Grundlagen & DSGVO in GaLaBau
Spezifische Urteile & Regeln mit Bezug zur Landschafts-/Gartenpflege
Wann & wie Fahrzeugortung in GaLaBau erlaubt ist
Mitarbeiter- und Betriebsratsbeteiligung in GaLaBau-Alltag
Ländervergleich & Praxis in Deutschland
Best Practices & typische Szenarien aus GaLaBau
FAQ für GaLaBau-Betriebe
Fazit & Checkliste

Rechtliche Grundlagen & DSGVO in GaLaBau

Auch im Garten- und Landschaftsbau gelten grundsätzlich dieselben Datenschutzgesetze wie in anderen Branchen. Entscheidend sind:

DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung): Art. 4 (personenbezogene Daten), Art. 5 (Datenminimierung, Zweckbindung, Speicherbegrenzung, Transparenz), Art. 6 (Rechtsgrundlagen), Art. 13-14 (Informationspflichten gegenüber Betroffenen) etc.

BDSG (§ 26): Speziell für Beschäftigtendaten. Wenn Du Ortung auf Mitarbeitende beziehst, greift § 26 BDSG.

Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) § 87 Abs. 1 Nr. 6: Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei technischen Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen.

Für GaLaBau-Unternehmen ergibt sich oft eine besondere Herausforderung: Fahrzeuge & Maschinen sind mobil, es gibt viele Baustellen, Unterteams, oft auch Misch-Nutzung (privat / dienstlich), Materialtransporte und Außenarbeiten, teils auch saisonale Arbeit wie Winterdienst oder Laub-/Laubentsorgung, Grünpflege etc.

Spezifische Urteile & Regeln mit Bezug zur Landschafts-/Gartenpflege

Ein paar Fälle & öffentliche Beiträge, die für GaLaBau relevant sind:

VG Lüneburg, Az. 4 A 12/19: Das Gericht entschied, dass eine dauerhafte, personenbezogene GPS-Ortung von Firmenfahrzeugen nur dann zulässig ist, wenn sie erforderlich ist und wenn eine Interessenabwägung stattgefunden hat. In GaLaBau-Betrieben mit konstantem Einsatz auf wechselnden Baustellen (z. B. regelmäßige Grünpflege, Touren zu Parks etc.) heißt das: die Ortung darf nicht einfach rund um die Uhr laufen.

Wann & wie Fahrzeugortung in GaLaBau erlaubt ist

Anhand branchenspezifischer Anforderungen lässt sich ableiten, unter welchen Bedingungen GPS-Ortung in einem Garten-/Landschaftsbau-Betrieb rechtlich zulässig ist.

Bedingung	Bedeutung im GaLaBau
Rechtsgrundlage	Häufig wird auf „berechtigtes Interesse“ (Art. 6 DSGVO lit. f) oder Erforderlichkeit im Beschäftigungsverhältnis (§ 26 BDSG) zurückgegriffen. Einwilligungen sind möglich, aber oft schwierig, weil Mitarbeitende evtl. Druck verspüren.
Erforderlichkeit / Verhältnismäßigkeit	Nur das, was nötig ist. Beispiel: Für Tourenplanung oder Geräteeinsatz braucht man vielleicht Live-Positionen während der Fahrt, aber nicht während der Pause im Feierabend oder privater Nutzung. Auch beim Materialtransport zwischen Baustellen sind Standortdaten manchmal nötig – aber selten dauerhaft.
Arbeitszeit vs. Privatfahren	Gerade im GaLaBau ist es oft so, dass Mitarbeiter auch privat Fahrzeuge nutzen (z. B. Transporter oder Anhänger). In solchen Fällen muss Ortung außerhalb der dienstlichen Zeit ausgeschaltet werden oder separierte Verfahren vorhanden sein.
Transparenz & Information	Mitarbeiter müssen wissen: Wann genau wird geortet? Auf welcher Baustelle / zu welchem Zweck? Wer sieht die Daten? Wie lange werden sie gespeichert? Beispielsweise bei Winterdienst sollte klar sein, dass Ortung zur Steuerung der Fahrzeuge während Schneeräumung genutzt wird, aber nicht zur Kontrolle der Pausenzeiten.
Speicherfristen & Datenminimierung	Standortdaten sollten nur solange gespeichert werden, wie nötig: z. B. einen Monat, manchmal kürzer, wenn nur Planung oder Nachweis. Daten, die nach Projektabschluss keinen Nutzen mehr haben (z. B. Winterdienst der letzten Saison), sollten gelöscht werden.
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)	Wenn Du in Deinem GaLaBau-Betrieb viele Fahrzeuge, Maschinen und Mitarbeitende ortest und evtl. Live-Tracking über längere Zeit erfolgt, dann ist die Erstellung einer DSFA sinnvoll, um Risiken für Mitarbeitende zu bewerten und zu dokumentieren.

Mitarbeiter- und Betriebsratsbeteiligung in GaLaBau-Alltag

Besonders in GaLaBau, wo Teams oft mobil sind, Außeneinsatz groß, übernehmen Mitarbeiter und Betriebsrat eine wichtige Rolle für eine erfolgreiche Einführung.

Betriebsrat: Wenn vorhanden, muss er eingebunden werden. Einführung von Ortungssystemen gehört oft zu den „technischen Einrichtungen, mit denen das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer überwacht werden kann“ (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Die Betriebsvereinbarung sollte regeln: Zweck, Umfang, Deaktivierung bei Privatnutzung, Zugriff, Löschfristen, Verantwortliche, Transparenz.

Mitarbeiter informieren: Am besten vor Einführung ein Treffen / Workshop mit Mitarbeitenden, in dem erklärt wird, warum Ortung wird, welche Vorteile (z. B. weniger Suchzeiten, besserer Schutz der Maschinen, Nachweis gegenüber Auftraggebern) und welche Grenzen (Privatzeit, Speicherung, wer Zugriff hat) bestehen.

Einwilligung vs. Pflichtaufgabe: Einwilligung bietet sich an, wenn Ortung nur zeitweise nötig ist (z. B. für ein bestimmtes Projekt, Winterdienst etc.). Bei dauerhaftem Einsatz kann berechtigtes Interesse + klare, schriftliche Regelung sinnvoller sein. Wichtig: Einwilligung muss informiert und widerruflich sein.

Ländervergleich & Praxis in Deutschland

Auch wenn die DSGVO EU-weit gilt, setzen die Datenschutzaufsichtsbehörden der Bundesländer unterschiedliche Schwerpunkte. Für GaLaBau-Betriebe, die regional und überregional tätig sind oder kommunale Aufträge in mehreren Ländern bedienen (z. B. Winterdienst, Grünflächenpflege, Baumkontrolle), lohnt sich ein Blick auf die Praxis:

Was unterscheidet die Länder in der Praxis?

Prüf-Schwerpunkte (z. B. Einwilligung vs. berechtigtes Interesse)
Erwartungen an „Privacy by Default“ (Abschaltbarkeit bei Privatnutzung, rollenbasierte Zugriffe)
Tiefe der Dokumentationsprüfung (Interessenabwägung, DSFA, Löschkonzept)
Beratungsangebot vs. Sanktionsfokus

Bundesland / Behörde	Praxis-Schwerpunkte	Relevanz für GaLaBau	Konkreter Handlungstipp
Bayern (BayLDA)	Strenge Prüfung von Einwilligungen; hohe Erwartungen an „Privacy by Default“	Wichtig bei Mischflotten und Privatnutzung von Transportern	Privatmodus technisch sicherstellen; Löschfristen klar definieren und umsetzen
Niedersachsen (LfD)	DSFA und schriftliche Interessenabwägungen im Fokus	Größere Flotten, Live-Tracking, viele Mitarbeiter betroffen	DSFA vorab erstellen; Zugriffsrollen dokumentieren
NRW (LDI)	Beratungsorientiert, Leitfäden und Checklisten	Gute Chance, Einführung rechtssicher zu planen	Frühberatung nutzen; Konzept vor Rollout abstimmen
Berlin / Hamburg	Strenge Linie bei Mitarbeiterüberwachung	Besonders bei Live-Ortung in dichtem Stadtgebiet relevant	Betriebsvereinbarung sehr detailliert; Transparenz aktiv leben
Hessen / RLP	Genauigkeit bei Speicher- und Löschkonzepten	Projektbezogene Speicherung (z. B. kommunale Pflegeverträge)	Projektbezogene Fristen statt pauschaler Langzeitspeicherung
Sachsen / Thüringen / Brandenburg	Kontrollen weniger sichtbar, bei Beschwerden konsequent	Subunternehmerketten in Großprojekten	Auftragsverarbeitung sauber regeln; Unterweisung dokumentieren
Schleswig-Holstein / MV	Hoher Stellenwert von IT-Sicherheit & TOMs	Geräte auf offenen Baustellen, Cloud-Zugriffe	Verschlüsselung & Zugriff auditieren; Protokollierung aktivieren

Überregionaler Praxis-Tipp:
Richte Dein Datenschutzkonzept am strengsten Bundesland aus, in dem Du tätig bist. So bestehen Deine Prozesse in jeder Prüfung. Für GaLaBau heißt das meist: Privatmodus, klar begrenzte Speicherfristen (z. B. 30–90 Tage, projektbezogen), dokumentierte DSFA bei größerem Umfang, präzise Betriebsvereinbarung und rollenbasierte Zugriffe.

Best Practices & typische Szenarien aus GaLaBau

Hier sind konkrete Beispiele, wie GaLaBau-Betriebe Fahrzeugortung einsetzen und zugleich Datenschutz und Rechtssicherheit wahren:

Szenario	Was wird gemacht	Worauf geachtet wird
Winterdienst auf kommunalen Flächen	Fahrzeuge geortet während Einsätzen, damit Einsätze koordiniert werden, Routen optimiert werden (z. B. Schneeräumeinsätze). Nachts oder außerhalb der Dienstzeit wird Ortung abgeschaltet.	Zweck schriftlich festlegen, darauf hinweisen, dass Ortung nur während der Einsatzzeit aktiv ist. Speicherfrist für Einsatzdaten: z. B. 30 Tage oder ein Winterdienst-Saisonende. Anfrage nach Einsatzzeitnachweisen möglich.
Grünpflege & Gartenarbeiten auf Baustellen	Verschiedene Teams, oft wechselnde Baustellen. Fahrzeuge und Maschinen werden geortet, um Maschinenstunden zu erfassen und Materiallogistik zu steuern.	Projizierte Zeiterfassung nach Baustelle, Zugriff nur für Teamleitung und Fuhrparkverantwortliche. Keine dauerhafte Überwachung der Wege der Mitarbeitenden außerhalb der Aufgaben.
Maschinen- und Geräteschutz	GPS-Sensoren an Geräten, die oft auf Baustellen unbeaufsichtigt stehen (z. B. Radlader, Kompressoren, kleinere Geräte). Alarme bei Bewegung außerhalb vordefinierter Zeiten.	Nur begrenzter Zugriff, klarer Alarmzweck, Datenschutz: Standortdaten nur bei Bewegen erzeugt, nicht permanent gesendet. Speicherung möglichst temporär, z. B. nur so lange wie nötig, um Diebstahl nachzuweisen oder Gerät wiederzufinden.
Nachweis gegenüber Kunden / öffentlichen Auftraggebern	Projekte wie Pflege von Grünflächen, Stadtparks, Bundes- oder Kommunalaufträge verlangen oft Nachweis über Zeiten oder Fahrten (z. B. Winterdienst, Reinigung). GPS-Fahrtenbücher können helfen.	Fahrtenbuchdaten müssen DSGVO-konform erhoben werden: keine privaten Fahrten, oder zumindest Trennung dieser, klarer Zweck, Transparenz, Löschfristen, Kontrolle wer Zugriff hat.

FAQ für GaLaBau-Betriebe

Frage	Antwort
Kann ich in einem Transporter, der auch privat genutzt wird, einfach GPS-Ortung dauerhaft laufen lassen?	Nein. Wenn Mitarbeiter den Transporter auch privat nutzen dürfen, verlangt das Recht, dass die Ortung außerhalb der dienstlichen Nutzung ausgeschaltet ist, oder dass klar reglementiert ist, wann geortet wird. Ansonsten greift ein Eingriff in Persönlichkeitsrechte.
Wie lange darf ich GPS-Daten auf Baustellen speichern?	So kurz wie möglich – oft genügt 7-30 Tage für reine Routennachweise und Steuerung. Wenn Projektabschluss vorliegt, oder saisonale Dienste abgeschlossen sind (z. B. Winterdienst Ende Saison), sollten Daten gelöscht werden. Je längere Speicherung, desto höher das Risiko bei Rechtsprüfung.
Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?	Nicht automatisch, aber wenn zahlreiche Mitarbeitende betroffen sind, Standortdaten systematisch gespeichert werden und/oder Live-Tracking betrieben wird, kann das eine Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA) erforderlich machen – und damit ggf. ein externer oder interner Datenschutzbeauftragter.
Was mache ich, wenn Mitarbeiter ablehnend reagieren?	Kommunikation ist entscheidend: erkläre die Vorteile (bessere Planung, weniger Leerlauf, Schutz vor Diebstahl, bessere Nachweise gegenüber Auftraggebern), biete Transparenz (was, wann, wie lange), ermögliche Mitbestimmung und ggf. Anpassungen (z. B. privatmodus, Abschaltung außerhalb Dienstzeit). Eine Betriebsvereinbarung hilft, Vertrauen zu schaffen.

Fazit & Checkliste

GPS-Ortung kann für GaLaBau-Betriebe ein starker Hebel sein – Maschinen- und Fahrzeuglogistik, Baustellenkoordination, Nachweise gegenüber öffentlichen Auftraggebern, Diebstahlschutz – all das kann effizienter gestaltet werden. Aber nur, wenn rechtliche Rahmenbedingungen eingehalten werden und Mitarbeitende mitgenommen werden.

Checkliste: DSGVO-konforme Fahrzeugortung in Deinem GaLaBau-Betrieb

Zweck der Ortung festlegen – z. B. Einsatzplanung, Diebstahlschutz, Nachweiszeiten, Maschinenstunden.
Rechtsgrundlage wählen: Einwilligung OR berechtigtes Interesse (§ 26 BDSG / Art. 6 DSGVO).
Interessenabwägung durchführen und dokumentieren.
Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA), wenn viele Fahrzeuge/Mitarbeiter betroffen sind oder Live-Tracking über lange Zeit erfolgt.
Betriebsrat einbinden bzw. Betriebsvereinbarung ausarbeiten, wenn vorhanden.
Mitarbeitende frühzeitig und umfassend informieren: Zweck, Umfang, Datenarten, Zugriff, Speicherzeiten, Möglichkeit der Deaktivierung bei Privatnutzung.
Technische Maßnahmen: Deaktivierbarkeit außerhalb der Arbeitszeit, Beschränkung auf dienstliche Fahrten, sichere Speicherung, Zugriffskontrolle, Verschlüsselung.
Speicherfristen klar definieren und Löschkonzept haben.
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen; ggf. Einwilligungen oder Richtlinien dokumentieren.
Regelmäßige Kontrolle, Feedback aus Mitarbeiterschaft einholen und Anpassungen vornehmen.

ℹ️ Hinweis:
Die Inhalte dieses Artikels wurden mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt.
Sie dienen ausschließlich der allgemeinen Information und stellen
keine rechtliche Beratung dar.
Für die Umsetzung datenschutzrechtlicher Anforderungen im Einzelfall
empfehlen wir, den Betriebsrat, Datenschutzbeauftragte oder einen spezialisierten Rechtsanwalt einzubeziehen.

von florian am 23. September 2025