Unser elektronisches Fahrtenbuch für dein Unternehmen

Optimiere deine Fuhrparkverwaltung mit unserem digitalen Fahrtenbuchsystem – perfekt für Unternehmen, Handwerksbetriebe und Flotten jeder Größe.

 

  • Einfach: über PC, Tablet oder Smartphone jederzeit online zugreifen.
  • Sicher: alle Daten werden DSGVO-konform auf deutschen Servern gespeichert.
  • Effizient: automatische und lückenlose Dokumentation aller Fahrten, steuerkonform und prüfsicher.

Sichere dir deine kostenlose Demo und überzeuge dich selbst von den Vorteilen.

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Flexibel wählbare Laufzeiten – alles inklusive

Egal, ob du dich für 12 oder 24 Monate entscheidest: Du erhältst die komplette GPS-Hardware, den Zugang zu unserem webbasierten Fahrtenbuch-Portal sowie vollen Support.
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So funktioniert dein elektronisches Fahrtenbuch

Alle Fahrten, die deine Mitarbeiter mit Firmenfahrzeugen unternehmen, müssen für das Finanzamt lückenlos dokumentiert werden. Ein händisch geführtes Fahrtenbuch kostet jedoch Zeit, ist fehleranfällig und bindet Ressourcen.

Mit unserem digitalen Fahrtenbuch erledigt sich die Dokumentation automatisch – dank moderner GPS-Technik. Keine vergessenen Fahrten, keine unvollständigen Einträge: Jede Fahrt wird präzise erfasst und dem Finanzamt prüfsicher bereitgestellt.

Unsere GPS-Ortungsbox zeichnet automatisch Datum, Uhrzeit, Start- und Zieladresse, gefahrene Kilometer sowie die Route auf. Die Daten werden in Echtzeit an unser sicheres Fahrtenbuch-Portal übertragen, wo du sie jederzeit einsehen, ergänzen oder exportieren kannst.

Privatfahrten – DSGVO-konform gelöst:

Fahrer können Fahrten per Schalter/App als „privat“ markieren. In diesem Modus speichert das System Datum, Uhrzeit und Kilometerstand/Distanz, nicht jedoch Start-/Zieladressen oder die Route. So bleibt die Privatsphäre gewahrt, während die Kilometersumme lückenlos und steuerkonform nachvollziehbar bleibt.

Ergebnis: Weniger Verwaltungsaufwand, weniger Fehler – und mehr Zeit für dein Kerngeschäft.

Und das Beste: In deinem Portal erhältst du nicht nur einzelne Fahrten, sondern eine komplette, chronologische Übersicht aller Bewegungen – jederzeit nachvollziehbar, jederzeit exportierbar.

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Alle Fahrten im Überblick

Sobald deine Fahrer das Fahrzeug starten, beginnt das elektronische Fahrtenbuch automatisch mit der Aufzeichnung. Startzeit, Kilometerstand und Route werden lückenlos erfasst. Fahrten lassen sich inhaltlich ergänzen, aber nicht löschen – so bleiben die Aufzeichnungen vollständig, manipulationssicher und finanzamtkonform.

Das sorgt dafür, dass du jederzeit den vollen Überblick über alle Bewegungen in deinem Fuhrpark behältst – unabhängig von Fahrzeugtyp oder Einsatzbereich.

Einfache Bearbeitung

Lege zu Beginn einmalig die Stammdaten von Fahrzeug und Fahrer an. Danach ist die Nachbearbeitung pro Fahrt minimal: Art der Fahrt (dienstlich/privat/Arbeitsweg), Zweck sowie besuchte Firma/Person auswählen – fertig.

Alle weiteren Informationen liefert das digitale Fahrtenbuch automatisch über die GPS-Erfassung. Die Bearbeitung funktioniert im Portal oder mobil und erlaubt auch Sammelbearbeitungen.

Ergebnis: korrekte Abrechnung, weniger Aufwand und mehr Transparenz im Unternehmen – egal ob Pkw, Transporter oder Lkw.

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Praktischer Nachweis

Lade dein elektronisches Fahrtenbuch jederzeit herunter – ob für die interne Dokumentation oder zur Vorlage beim Finanzamt.

Du kannst die Daten direkt im Portal analysieren, als PDF speichern oder ausdrucken. So hast du jederzeit einen prüfsicheren Nachweis aller Fahrten und kannst bei Bedarf sogar Routenplanungen optimieren.

Damit ist dein Fuhrpark nicht nur steuerlich abgesichert, sondern auch perfekt auf den nächsten Arbeitseinsatz vorbereitet – von der Einzelfahrt bis zum gesamten Flotteneinsatz.

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Einsatzgebiete für das elektronische Fahrtenbuch

Unser elektronisches Fahrtenbuch ist flexibel einsetzbar – vom Firmenwagen über Transporter bis hin zu Lkw, Poolfahrzeugen, internationalen Flotten und sogar Maschinen oder Sonderfahrzeugen. Egal, ob du einzelne Fahrzeuge oder eine komplette Flotte verwaltest: Mit GPS-gestützter Aufzeichnung, automatischer Dokumentation und einfacher Bedienung behältst du jederzeit den Überblick und erfüllst alle steuerlichen Anforderungen.

Einsatzgebiete

Ein System – viele Möglichkeiten

  • pkw-ortung

    PKW

    Perfekt für Dienstwagen Das elektronische Fahrtenbuch erfasst jede Fahrt automatisch und finanzamtkonform – ideal für Außendienst, Kundenbesuche und tägliche Pendelfahrten.
    • Private Strecken DSGVO-konform als „privat“ gekennzeichnet
    • Korrekte Abrechnung von Reisekosten inkl. Verpflegungspauschalen
    • Weniger Nachbearbeitung in der Buchhaltung
    • Jederzeit transparente und prüfsichere Nachweise
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    Transporter & Lieferfahrzeuge

    Transporter & Lieferfahrzeuge Das elektronische Betriebsfahrtenbuch dokumentiert Fahrzeiten und Ziele exakt und macht unerlaubte Privatfahrten sichtbar.
    • Tank- & Spesenabrechnungen auf Basis präziser Fahrtdaten
    • Weniger manuelle Datenpflege – Fahrer sparen Zeit
    • Besserer Überblick über Auslastung & Touren
    • Optimierte Routenplanung dank genauer Fahrthistorie
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    Flotten & Fuhrparks

    Skalierbar für Pkw, Lkw, Busse & Nutzfahrzeuge Je größer die Flotte, desto größer die Zeitersparnis mit dem digitalen Fahrtenbuch: kein Einsammeln handschriftlicher Bücher, keine Einzelanalyse.
    • Einheitliche, manipulationssichere Daten im Portal
    • Weniger Fehler & Rückfragen, schnellere Abrechnung
    • Direkter Export/Download zur Vorlage beim Finanzamt
    • Individuelle Fahrer- & Fahrzeugauswertungen im Portal
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  • Poolfahrzeuge

    Klare Fahrerzuordnung bei Fahrzeugwechsel Poolfahrzeuge werden von mehreren Fahrern genutzt. Das System ordnet Fahrten eindeutig zu (z. B. per App/ID) und unterscheidet dienstlich/privat. Wichtig: Privatfahrten können (je nach Richtlinie) gesperrt oder nur ohne Adressdetails gespeichert werden – DSGVO-konform und transparent für die Abrechnung.

  • Internationaler Einsatz

    Die Ortungsboxen wählen sich über SIM-Karten automatisch ins beste verfügbare Netz ein – ideal für grenzüberschreitende Einsätze.
    • Zuverlässige Übertragung im In- und Ausland
    • Sichere Speicherung auf deutschen Servern
    • Zugriff aufs digitale Fahrtenbuch-Portal von jedem webfähigen Gerät

  • Maschinen & Sonderfahrzeuge

    Das digitale Fahrtenbuch ist nicht nur für Pkw oder Lkw nutzbar, sondern auch für Baumaschinen, Kommunalfahrzeuge oder Sonderfahrzeuge.
    • Erfassung von Betriebsstunden statt nur Kilometern
    • Dokumentation von Standorten & Einsätzen
    • DSGVO-konforme Trennung zwischen dienstlich & privat (falls relevant)
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Vorteile deines digitalen Fahrtenbuchs

Automatische Sicherung – keine Lücken, keine Fehler

Sobald der Fahrer das Fahrzeug startet, beginnt das elektronische Fahrtenbuch automatisch mit der Aufzeichnung. Kilometerstand, Fahrtroute und Start-/Endzeit werden lückenlos erfasst – ganz ohne manuelle Eingabe.

Das spart Zeit, verhindert Übertragungsfehler und sorgt für eine durchgehend finanzamtkonforme Dokumentation. So können sich Fahrer komplett auf ihre Tour konzentrieren, statt Zeit mit Zettel und Stift zu verlieren.

Jederzeit den Überblick behalten

Ob im Büro oder unterwegs – mit dem digitalen Fahrtenbuch von infleet hast du alle Fahrzeugbewegungen jederzeit im Blick.

Über das Cloud-Portal kannst du live prüfen, wie Fahrzeuge genutzt werden, Routen optimieren und die Einsatzplanung anpassen. Besonders bei größeren Fuhrparks steigert das die Effizienz und sorgt für eine fehlerfreie Abrechnung.

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Zufriedenes Finanzamt – und korrekte Besteuerung

Mit unserem elektronischen Fahrtenbuch dokumentierst du jede Nutzung lückenlos und finanzamtkonform. So lieferst du jederzeit prüfsichere Nachweise – ohne Papierchaos, ohne manuelle Fehler.

Geldwerter Vorteil korrekt ermitteln

Wird ein Dienstwagen privat genutzt, entsteht ein geldwerter Vorteil, der zu versteuern ist. Mit dem digitalen Fahrtenbuch weist du den tatsächlichen Privatanteil exakt nach: Dienstlich, privat oder Arbeitsweg werden sauber getrennt, Privatfahrten DSGVO-konform anonymisiert. Ergebnis: Du vermeidest pauschale Überbesteuerung und zahlst nur für den Anteil, der wirklich privat gefahren wurde.

1%-Regelung vs. Fahrtenbuchmethode

Die 1%-Regel setzt den geldwerten Vorteil pauschal an (zzgl. Entfernungspauschale/Arbeitsweg). Das ist bequem, führt aber oft zu höheren Abgaben – besonders wenn der Privatanteil gering ist. Mit der Fahrtenbuchmethode ermittelst du den Privatanteil präzise und kannst die Steuerlast häufig deutlich senken. Unser System nimmt dir die Erfassung ab: automatisch, manipulationssicher und jederzeit exportierbar.

E-Autos & Plug-in-Hybride: begünstigte Prozentsätze

Für vollelektrische Fahrzeuge (BEV) und förderfähige Plug-in-Hybride (PHEV) gelten in vielen Fällen reduzierte Pauschalsätze im Vergleich zur 1%-Regel – in der Praxis oft ca. 0,25 % (BEV) bzw. ca. 0,5 % (PHEV), abhängig von Modell, Listenpreis, Erstzulassung und jeweils gültiger Rechtslage. Mit einem elektronischen Fahrtenbuch kombinierst du diese Vorteile mit einer exakten Nutzungsermittlung – das schafft zusätzliche Sparpotenziale und maximale Rechtssicherheit.

Persönliche Einstellungen & individuelle Anpassung

Wir richten dein digitales Fahrtenbuch einmalig so ein, dass es perfekt zu deinem Unternehmen passt. Dazu gehören unter anderem:

  • Automatische Erfassung und Kennzeichnung von Auslandsfahrten
  • Individuelle Fahrtkategorien (z. B. Projektfahrten, Sonderfahrten)
  • Eigene Pflichtfelder wie Kostenstellen, Kunden- oder Projektnummern
  • Optionale Genehmigungs-Workflows vor der finalen Abrechnung

Damit stellst du sicher, dass dein Fahrtenbuch nicht nur steuerlich korrekt, sondern auch betriebsintern optimal nutzbar ist.

 

Dein Plus mit infleet

  • Automatische Erfassung aller Fahrten (dienstlich/privat/Arbeitsweg)
  • Prüfsichere Nachweise für Betriebsprüfung & Steuer
  • Exakte Ermittlung des geldwerten Vorteils statt pauschaler 1%-Besteuerung
  • DSGVO-konforme Handhabung von Privatfahrten
  • Schneller Export als PDF/CSV für Steuerberatung & Finanzamt

Rechne aus, wie viel du mit dem elektronischen Fahrtenbuch sparen kannst

Nutze unseren kostenlosen Online-Rechner, um den geldwerten Vorteil für dein Firmenfahrzeug zu ermitteln – und sofort zu sehen, wie sich die Fahrtenbuchmethode im Vergleich zur 1%-Regelung auswirkt. So weißt du in wenigen Sekunden, ob sich der Umstieg für dich lohnt.

Warum lohnt sich das?

  • 1%-Regelung: Pauschale Versteuerung anhand des Bruttolistenpreises (plus Entfernungspauschale). Einfach, aber oft zu hoch, wenn der Privatanteil gering ist.
  • Fahrtenbuchmethode: Exakte Ermittlung des Privatanteils basierend auf deinen tatsächlichen Fahrten. Mit unserem elektronischen Fahrtenbuch automatisch, lückenlos und finanzamtkonform.

Inklusive Sonderregelungen für E-Autos & Hybride

Unser Rechner berücksichtigt auch die begünstigten Pauschalsätze für E-Fahrzeuge (meist 0,25 %) und Plug-in-Hybride (meist 0,5 %), sodass du ein realistisches Ergebnis erhältst.

Rechnen Sie aus, wie viel Sie mit dem elektronischen Fahrtenbuch sparen können

Vergleichen Sie die pauschale Versteuerung mit der Fahrtenbuchmethode und sehen Sie, welche jaehrliche Steuerersparnis möglich ist.

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Berechnete Ersparnis pro Jahr 0 €

Die Ersparnis ergibt sich aus dem Vergleich zwischen der pauschalen Versteuerung und der Fahrtenbuchmethode.

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Steuerlast Fahrtenbuch 0 €
Geldwerter Vorteil Fahrtenbuch 0 €
Hinweis: Der Rechner liefert eine vereinfachte Orientierung und ersetzt keine steuerliche Beratung.

„Eine smarte Fahrtenbuch Lösung.“

Fahrtenbuch-Technik, die sofort einsatzbereit ist

Damit dein elektronisches Fahrtenbuch sofort einsatzbereit ist, liefern wir dir nicht nur den Softwarezugang, sondern auch die passende GPS-Hardware. Diese wird in deinem Fahrzeug installiert, zeichnet automatisch alle relevanten Daten auf und überträgt sie verschlüsselt an das digitale Fahrtenbuch-Portal. Du kannst die Fahrten dann jederzeit online einsehen, bearbeiten und exportieren – vom PC, Tablet oder Smartphone.

In jeder GPS-Einheit ist eine hochwertige M2M-SIM-Karte verbaut, die sich automatisch in das aktuell beste verfügbare Mobilfunknetz einwählt. Dabei werden Netze verschiedener Anbieter genutzt, um maximale Verbindungssicherheit und Datenverfügbarkeit zu gewährleisten – selbst in ländlichen Regionen oder bei schlechter Netzabdeckung.

Alle Geräte sind vorkonfiguriert, benötigen keine zusätzliche Einrichtung und werden von unseren Technikern fachgerecht angebracht. Das spart dir Zeit, minimiert Ausfallrisiken und sorgt dafür, dass du vom ersten Tag an finanzamtkonform arbeiten kannst.

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    OBD Schnellstecker (Plug & Play)

    Einstecken und loslegen – ideal, wenn du dein elektronisches Fahrtenbuch schnell in Betrieb nehmen willst, ohne Werkstatttermin.
    • Integrierte GPS/GSM-Sender-Funktion (GPS/GNSS-Ortung, Übertragung per GSM/LTE)
    • Mehrnetze SIM-Karte: automatische Einwahl ins beste verfügbare Netz
    • In Minuten installiert, sofort startklar
    • Perfekt für Tests, Leih- & Poolfahrzeuge
    • Gerätewechsel jederzeit möglich
    • Verschlüsselte Datenübertragung ins Fahrtenbuch-Portal
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    Festeinbau im Fahrzeug

    Professionelle, verdeckte Montage – die robuste Lösung für den dauerhaften Betrieb in deinem Fuhrpark.
    • Integrierte GPS/GSM-Sender-Funktion (GPS/GNSS-Ortung, Übertragung per GSM/LTE)
    • Mehrnetze SIM-Karte mit Multi-Netz-Fallback
    • Manipulations- & diebstahlsicherer als OBD
    • Dauerhafte Stromversorgung über Bordnetz
    • Ideal für Dauerbetrieb & stark beanspruchte Fahrzeuge
    • Automatische Übertragung ins digitale Fahrtenbuch
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Erweiterungen

Zahlreiche Features in der Infleet Cloud

Mit der Infleet Cloud holst du mehr aus deinemelektronischen Fahrtenbuch heraus: Neben der automatischen, finanzamtkonformen Erfassung erhältst du Tools, die deinen Alltag im Fuhrpark spürbar effizienter machen. Alles zentral im digitalen Fahrtenbuch – webbasiert, sicher und von überall erreichbar.

 

  • Fahrzeugortung in Echtzeit – Pkw, Transporter, Lkw & Nutzfahrzeuge jederzeit im Blick
  • Asset-Tracking – Werkzeuge, Maschinen, Container & Anhänger (inkl. Inventar-/UVV-Check)
  • Sensorüberwachung – z. B. Temperatur in Kühlcontainern, Füllstände, Akkuladungen
  • Tachographen-Daten auslesen & analysieren – unabhängig vom Standort
  • Digitale Führerscheinkontrolle – manuell oder automatisiert per Auto-/Video-Check
  • Auftragsmanagement & Zeiterfassung – Einsätze planen, Arbeitszeiten dokumentieren, Leistungen korrekt abrechnen

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und auf deutschen Servern gespeichert – ideal für Unternehmen, die beim Fahrtenbuch und im Fuhrparkmanagement auf Transparenz und Compliance setzen.

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Weitere Produkte zur Ergänzung

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Fahrzeugortung

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UVV und Fahrerunterweisung

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Einrichtung und Verwaltung

So startest du mit infleet: Ortungsboxen montieren, im Portal anmelden, Stammdaten hinterlegen – ab dann übernimmt das elektronische Fahrtenbuch die Arbeit automatisch.
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    Installation

    Unsere Fachleute bringen die Ortungsbox im Fahrzeug an – je nach Bedarf als OBD-Schnellstecker (Plug & Play) oder als Festeinbau. Die Geräte verfügen über GPS/GSM-Sender und eine Mehrnetze SIM-Karte, die sich automatisch ins beste verfügbare Netz einwählt. So sind die Signale von Beginn an stabil und korrekt.
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    Anmeldung

    Nach der Installation erhältst du deine Zugangsdaten und meldest dich im infleet Portal an – am PC, Tablet oder Smartphone (iOS/Android). Mehrere Nutzer und Rollen sind möglich, damit Disposition, Buchhaltung und Management effizient zusammenarbeiten.

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    Einstellungen

    Im Portal hinterlegst du einmalig Fahrer- und Fahrzeugstammdaten und definierst deine Firmeneinstellungen (Fahrtkategorien, Kostenstellen, Privatfahrt-Modus u. a.). Alle automatisch erfassten Infos lassen sich so direkt zuordnen – für korrekte Abrechnung und finanzamtkonforme Nachweise.
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Schritt für Schritt zu deinem elektronischen Fahrtenbuch

  • 1.

    Kontaktaufnahme

    Du möchtest dein Fahrtenbuch digitalisieren? Dann melde dich einfach bei uns – ganz unkompliziert per Anfrage.

  • 2.

    Online-Vorstellung

    In einer kurzen Online-Präsentation zeigen wir dir unser System und besprechen, welche Funktionen und Features für dich relevant sind.

  • 3.

    Persönliches Angebot

    Anschließend erhältst du ein maßgeschneidertes Angebot, das zu deinem Unternehmen passt. Ab diesem Moment steht dir ein persönlicher Ansprechpartner für alle Fragen zur Seite.

  • 4.

    Installation vor Ort

    Unsere Fachkräfte bauen die benötigte Hardware direkt in deine Fahrzeuge ein. Die Boxen sind sofort einsatzbereit. Alle Fahrtdaten werden verschlüsselt an unser Rechenzentrum gesendet – Datenschutz garantiert.

  • 5.

    Zugang & Einrichtung

    Du erhältst deine persönlichen Zugangsdaten für die Infleet Cloud. Dort kannst du alle Einstellungen vornehmen, Fahrer und Fahrzeuge anlegen und bei Bedarf an einem Onboarding-Termin teilnehmen. Unser Support ist jederzeit für dich da – sowohl bei Software- als auch bei Hardwarefragen.

„Leicht zu bedienendes System.“

⭐ 4.8 von 5 Sternen aus 236 Kundenbewertungen.

Erkennt das Finanzamt das elektronische Fahrtenbuch an?

Ja. Wenn es vollständig, lückenlos und manipulationssicher geführt wird, wird es in der Regel anerkannt. Das reduziert Rückfragen, beschleunigt Prüfungen und sorgt für rechtssichere Abrechnungen.

Ist ein Fahrtenbuch Pflicht?

Eine generelle Pflicht gibt es nicht. Behörden oder Arbeitgeber können es anordnen, z. B. aus steuerlichen Gründen. Elektronische Fahrtenbücher sind deutlich schneller und fehlerärmer als handschriftliche.

Auferlegung des Fahrtenbuchs durch den Arbeitgeber

Arbeitgeber dürfen die Führung eines Fahrtenbuchs verlangen, um betriebliche Fahrten nachzuweisen und private von dienstlichen Fahrten sauber zu trennen.

Was unterscheidet einen Dienstwagen von einem Poolfahrzeug?

Dienstwagen sind einer Person zugeordnet und können privat genutzt werden. Poolfahrzeuge teilen sich mehrere Fahrer für Dienstfahrten. Bei Privatfahrten blendet das digitale Fahrtenbuch Start-/Zieladressen DSGVO-konform aus.

Warum ist die Führerscheinkontrolle integriert?

Berufskraftfahrer müssen den Führerschein alle sechs Monate prüfen lassen. Die Kontrolle läuft ortsunabhängig, mit Erinnerungen und Statusübersicht – Termine werden nicht mehr versäumt.

Mit welchem Betriebssystem kann ich die Software nutzen?

Plattformübergreifend: PC, Tablet, Smartphone – unabhängig von iOS, Android oder Windows. Der Zugriff erfolgt über das webbasierte Fahrtenbuch-Portal.

Muss ich Daten aus dem Fahrtenbuch manuell übertragen?

Nein. Fahrten werden automatisch verschlüsselt in der Cloud gespeichert. Export/Download ist jederzeit möglich, z. B. für Steuerberatung oder Finanzamt.

Wie sicher sind meine Fahrtenbuchdaten?

Daten werden verschlüsselt übertragen und in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert – DSGVO-konform, mit rollenbasiertem Zugriff und Protokollierung.

Kann ich private Fahrten ausblenden?

Ja. Im Privatmodus werden nur notwendige Informationen wie Datum und Distanz gespeichert; Start-/Zieladressen und Route werden nicht angezeigt – DSGVO-konform.

Kann ich das Fahrtenbuch auch im Ausland nutzen?

Ja. Die Mehrnetze-SIM wählt automatisch das beste verfügbare Mobilfunknetz – auch über Ländergrenzen hinweg. So bleiben Datenerfassung und Übertragung stabil.

Was passiert bei einem Mitarbeiter- oder Fahrzeugwechsel?

Vor dem Entfernen des Zugangs alle relevanten Daten sichern. Danach Account sperren/löschen. Hardware kann auf ein anderes Fahrzeug umgesetzt werden; Daten bleiben im Portal erhalten.

Wie lange müssen Fahrtenbuchdaten gespeichert werden?

Für steuerliche Nachweise empfehlen sich bis zu 10 Jahre Aufbewahrung, damit Daten bei Prüfungen jederzeit vollständig vorliegen.

Elektronisches Fahrtenbuch –