Mit dem Dienstwagen in den Urlaub Kann ich Urlaubsreisen einfach als Privatfahrten deklarieren?

Mit dem Dienstwagen in den Urlaub: Kann ich Urlaubsreisen einfach als Privatfahrten deklarieren?

Häufig sind Privatfahrten mit dem eigenen Dienstwagen erlaubt. Allerdings müssen diese vom Mitarbeiter persönlich versteuert werden. Hierfür bietet sich ein Fahrtenbuch an, damit man im Allgemeinen genau beziffern kann, wie hoch der private Anteil an der Gesamtnutzung des Fahrzeugs ist. Gehören aber Fahrten in den Urlaub auch dazu? Und wie verhält es sich damit, wenn man im Ausland unterwegs ist? Wir klären dich hierüber auf.

Was genau ist mit dem Dienstwagen erlaubt?

In der Regel sind Urlaubsfahrten mit dem Dienstwagen erlaubt, wenn man ihn für Privatfahrten nutzen darf. Allerdings kann es Ausnahmen geben. Diese müssten im Überlassungsvertrag geregelt sein. Hierbei kann es sich zum Beispiel um die Auflage handeln, dass die Privatnutzung nur innerhalb Deutschlands gestattet ist. Falls dies nicht der Fall ist, gilt die Regel: Ist die private Nutzung in meinen Vertrag ohne Einschränkungen erlaubt, kann ich mit dem Dienstwagen überall hinfahren – auch in den Urlaub. Ebenso gilt im Umkehrschluss: Sind private Fahrten generell nicht gestattet sind, ist auch eine Fahrt in den Urlaub vertragswidrig. Diese kann in dem Fall eine Abmahnung oder sogar fristlose Kündigung nach sich ziehen.
Und auch wenn der Arbeitgeber für Betriebskosten wie Gebühren für die Straßenbenutzung und den Schutzbrief in den meisten Fällen aufkommt, gilt jedoch für alle Privatfahrten, ob im Urlaub oder nicht: Der jeweilige Mitarbeiter muss sie persönlich abrechnen. Der Einfachheit halber könnte er zudem auch die Betriebskosten übernehmen, denn so würde sich das Unternehmen einen großen bürokratischen Aufwand ersparen.

Im Vorfeld genau abklären, welche Fahrten gestattet sind

Falls man sich als Mitarbeiter nicht sicher ist, sollte man die Frage nach der Dienstwagennutzung lieber vor dem Urlaub klären. Neben der reinen Nutzung geht es zusätzlich auch um Aspekte wie Spritkosten oder Versicherung. All diese Punkte sollten lieber vorher geklärt werden, als dass man nachher vor einem Problem steht.

Genauso sieht es mit der Fahrerauswahl aus? Darf nur ich als Mitarbeiter mit dem Dienstwagen fahren, oder kann sich auch meine Begleitung im Urlaub ans Steuer setzen?
Hier sollte genau geregelt werden, wer zum Fahren berechtigt ist und wer nicht. Häufig sind Familienmitglieder bei der Dienstwagennutzung miteingeschlossen, aber auf Nummer Sicher geht man tatsächlich nur dann, wenn es auch so im Überlassungsvertrag für den Dienstwagen steht.

Vergleich von Kosten und Nutzen

Nicht zuletzt geht es natürlich auch um die Praktikabilität. Eine schusssichere Limousine wäre für den Urlaub auf einem Campingplatz wahrscheinlich etwas übertrieben. Ebenso, wie mit dem Dienstwagen einmal um die halbe Welt zu fahren. Zu Ausnahmen kann es beispielsweise auch bei Leasingfahrzeugen kommen. Hier muss man auf die gesamte Kilometerleistung pro Jahr achten. Wenn mehrere Urlaube und kleine Trips am Wochenende zu den Dienstfahrten hinzukommen, treibt das die jährliche Kilometerleistung schnell in die Höhe. Auch aus diesem Grund können Privatfahrten im Überlassungsvertrag nach bestimmten Kriterien eingeschränkt werden.

Das Gleiche gilt für die Unfallgefahr. Wenn der Mitarbeiter mit dem Dienstwagen im Urlaub einen Unfall baut, hat dies Folgen für das Unternehmen. Diese fallen, je nach Schwere des Unfalls, unterschiedlich aus: Ist der Mitarbeiter verletzt und fällt er nun längere Zeit aus? In welchem Zustand befindet sich das Fahrzeug? Wer trägt die Schuld? Was übernimmt die Versicherung?

Mit dem Dienstwagen in den Urlaub zu fahren kann einige Vorteile liefern. Allerdings sollte man vorsichtshalber im Vorfeld immer genau abklären, wie die Nutzung geregelt ist und was genau erlaubt wurde.