Informationspflicht für Arbeitgeber beim Einsatz von GPS Was ist erlaubt und was müssen Arbeitgeber beachten

In dieser Titelreihe möchten wir über das Thema Datenschutz aufklären. Beim Einsatz von GPS Technik müssen Unternehmen bestimmte Vorgaben befolgen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Da am 25. Mai.2018 eine neu gefasste Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft trat und mit ihr ein überarbeitetes Bundesdatenschutzgesetz veröffentlicht wurde, möchten wir uns dem Thema noch einmal annehmen.

Dieser Artikel beschäftigt sich gemäß Art. 13 Abs. 1 DSGVO mit der Informationspflicht des Arbeitgebers gegenüber seinen Mitarbeitern, wenn GPS Technik eingesetzt wird. Dieser ist im Sinne des Gesetzes gem. Art. 4. Nr. 7 DSGVO Verantwortlicher und muss als dieser bestimmte Informationen an die betroffenen Personen weitergeben. Im Folgenden möchten wir seine Informationspflicht genauer beleuchten und erklären, was es bei der Ortung noch zu beachten gibt.

GPS Ortung vs. Datenschutz

Der Einsatz von GPS zur Ortung von Firmenfahrzeugen wird immer beliebter und bietet Unternehmen eine breite Palette an Nutzungsmöglichkeiten. Der gesamte Arbeitsalltag kann durch solche Systeme insgesamt übersichtlicher, effizienter und sicherer werden. Gerade bei großen Flotte, aber auch kleineren Fuhrparks, können Telematiksysteme bei der gesamten Organisation, Koordination, Planung und Verwaltung eine große Unterstützung sein: Standorte der Fahrzeuge sind jederzeit einsehbar, Routen können besser geplant werden, Kosten lassen sich leichter einsparen, man behält einfacher den Überblick und kann gestohlene Fahrzeuge schneller wiederfinden.

Was gibt es für Arbeitgeber zu beachten?

Im Vorfeld der Verwendung von Telematiksystemen in Firmenfahrzeugen sollte man sich mit dem Bundesdatenschutzgesetz ausführlich beschäftigen. Wenn GPS Technik eingesetzt wird, muss es dafür einen rechtfertigenden Grund geben. Sie muss gemäß § 26 Abs. 1 BDSG (n.F.) einen berechtigten Nutzen für das Unternehmen haben, sodass der Arbeitgeber den Einsatz vor seinen Mitarbeitern rechtfertigen kann. Der Grund darf allerdings nicht die gezielte Überwachung seiner Mitarbeiter sein. Ein solcher Vorgang würde einen Einschnitt in ihre Persönlichkeitsrechte darstellen und diese müssen jederzeit geschützt werden.

Arbeitnehmer müssen über Ortung informiert werden

Der wichtigste Punkt, den es zu beachten gibt, wenn eine Fahrzeugortung durchgeführt wird: Die Mitarbeiter müssen darüber informiert werden. Der Grund dafür ist, das gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO personenbezogene Daten gesammelt werden. Eine heimliche Überwachung, ohne die Mitarbeiter darüber zu informieren, kann erhebliche Konsequenzen bedeuten. Mit folgenden Punkten sollte daher im besten Fall offen umgegangen werden:

• Zweck
  Für den Einsatz muss es Gründe geben, die man den Mitarbeitern mitteilen sollte. Das System kann dem Unternehmen einen großen Nutzen liefern. So lässt es sich etwa zur Routenoptimierung oder zum Spritsparen einsetzen.
• Umfang
  Auch der Umfang der Technik sollte ehrlich kommuniziert werden. Ortet die Box nur während der Arbeitszeit oder auch nach Feierabend und am Wochenende? Wird es nur über einen kurzen Zeitraum oder langfristig eingesetzt?
• Art
  Zudem sollte die Art der personenbezogenen Daten mitgeteilt werden: Welche Informationen sammelt die Technik und fallen darunter auch sensible Daten wie Name, Adresse und andere private Angaben?

Dass die Mitarbeiter über die Art sowie den Zweck und Umfang aufgeklärt wurden, sollte nachweisbar sein. Hierfür kann beispielsweise eine Betriebsveranstaltung durchgeführt werden, auf der sie genauestens darüber unterrichtet werden.
Zusätzlich dazu gibt es eine Mustervorlage zur “Unterrichtung über den Einsatz von GPS Ortungssystemen”, die man sich in unserem Online Portal herunterladen und seinen Mitarbeitern aushändigen kann. Auf ihr sind die relevantesten Punkte zusammengefasst, die das Tracking von Firmenfahrzeuge und die hiermit eingehende Erhebung personenbezogener Daten rechtfertigen.

Dauerüberwachung von Personen ist nicht gewünscht

Der Grund, weshalb eine Ortung für den Arbeitgeber einige Risiken mit sich bringen könnte, ist das Gesetz. Eine Dauerüberwachung der Mitarbeiter ist in der Regel nämlich untersagt. Der Vorgang ist unzulässig und verstößt gegen die geltenden Datenschutzbestimmungen.

Es gibt allerdings ein paar Ausnahmen: So ist es gemäß § 26 Abs.1 Satz 1 BDSG (n.F.) möglich, eine zeitlich begrenzte Dauerüberwachung durchzuführen, wenn beispielsweise eine Straftat begangen wurde oder befürchtet wird. Wichtig ist hierbei, dass zur Aufdeckung der Straftat eine Datenverarbeitung zwingend benötigt wird.

Da beim Tracking Fahrzeugdaten gesammelt werden, muss es eine Regelung geben, wenn Firmenfahrzeuge beispielsweise auch zur Privatnutzung freigegeben ist. Zu dieser Zeit darf nämlich keine Ortung stattfinden. Hier könnte beispielsweise ein Privatschalter Abhilfe schaffen. Dieser kann vom Mitarbeiter zu Beginn des Feierabends oder Wochenendes betätigt werden, sodass er mit einem Telematiksystem anonym unterwegs ist.
In erster Linie sollte es jedoch um die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter gehen – und diese müssen zu jeder Zeit geschützt werden. Sie haben oberste Priorität, daher sollte man sie im Vorfeld immer gegen die Unternehmensinteressen abwiegen.

Tipp: Es empfiehlt sich, die Firmenfahrzeuge im Ortungsportal mit einer neutralen Bezeichnung zu versehen. Hierfür bietet sich etwa das Kennzeichen an. Auf die Namen der Mitarbeiter sollte lieber verzichtet werden.

Das Wichtigste zur Informationspflicht in Kürze:

• Durch GPS Technik werden personenbezogene Daten gesammelt. Diese gelten als sensibel und müssen besonders geschützt werden. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind hier streng.
• Mitarbeiter sollten über die Ortung informiert werden, bestenfalls geben sie freiwillig ihre Einwilligung dazu.
• Der Betriebsrat oder ein Datenschutzbeauftragter können weiterhelfen.

Abschließend möchten wir darauf hinweisen, dass wir für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität, Qualität oder Verfügbarkeit der Inhalte keine Haftung übernehmen. Die Artikel dienen lediglich als Information. Sie können und sollen eine Rechtsberatung durch einen qualifizierten Anwalt nicht ersetzen.